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電子内容証明(e内容証明)ソフトウェア

電子内容証明 「e内容証明」を使ってみた!簡単に内容証明郵便が出せる!!

こちらの記事は、2014年2月に書いたものです。2016年4月より、e内容証明(電子内容証明サービス)は大幅にリニューアルされています。

ブラウザーで操作する仕様に変更されていて、この記事で紹介しているソフトウェアのインストールが不要です。ソフトウェアの操作等を除けば、e内容証明自体は大きく変わるものではなく、記事も参考にしていただけると思います。

2017年9月7日、新たなe内容証明についての記事を書きました。こちらもご覧いただければ幸いです。

2017年 e内容証明(電子内容証明サービス)大幅リニューアル後に使ってみた

電子内容証明 「e内容証明」というサービスをご存知ですか?

電子内容証明(e内容証明)ホームページ

内容証明郵便といえば、何だか少し物騒な場面で利用されますよね。債権回収や慰謝料請求、苦情の申し立てなどに利用されることが多いようですから、あまり関わりたくはないですね。

これまで、内容証明郵便を使うといろいろなメリットがある一方で、投函までの手続きは面倒で、ハードルの高いものでした。

同じ手紙を3通用意するとか、郵便局で証明を受けるとか、手間も時間もかかります。

手紙の書式もきっちり決まっていて、1行に何文字、1枚に何行までなど、書き方が細かく決まっているのです。

詳しくは、郵便局のホームページに詳しく書かれています。

「内容証明」
https://www.post.japanpost.jp/service/fuka_service/syomei/

「内容証明 ご利用の条件等」
https://www.post.japanpost.jp/service/fuka_service/syomei/use.html

実は今回、ちょっとした用件で内容証明郵便を出そうと思ったのですが、上のページを見るうちに、ゲンナリ・・・難しすぎて断念する寸前でした。

ところがです。電子内容証明 「e内容証明」というサービスがあることを発見しました。

「e内容証明」
https://www.post.japanpost.jp/service/enaiyo/index.html

調べてみると、文書を書いてソフトウェアで送信すると、郵便局で3通準備して、印刷してくれて、証明の手続きまでやってくれるらしい。

その上、手紙を印刷して封筒に宛名、差出人を書いて投函してくれるというのです。

もちろん、内容証明郵便ですから、郵便局が相手方の受取りまでを確認して証明してくれるという訳です。

よく分からないけど、取りあえず使ってみました?!

 

1. まず、証明を受ける手紙を書きます。

これは、郵便局はしてくれませんから、自分で書くよりありません。

ネットで検索すれば、例文やテンプレートが出てきますから、参考にして書きましょう。

ソフトウェアで送信するので、文書をファイルにする必要があります。

通常の内容証明では、細かな書式がありますが、私は、Word 2013で何も設定を変えずに白紙から作成したままで、何も問題がありませんでした。

ただ、箇条書きのリストマークや、罫線、ハイフンなどで書いた線も、送信の際にエラーになりますから、できるだけシンプルに作りましょう。

日にちや、最後の署名を右寄せにしましたが、それは問題ありませんでした。

また、メールなどをコビペすると、余計な書式が含まれるようなので、念のため「テキストとして貼り付け」を行いましょう。

送信時にエラーになった際は、その場で何度でも直せますから心配いりません。

 

2. e内容証明の利用登録をします。

料金はクレジットカード払いか、料金後納を選べます。ただ後納は大口の企業などを想定しているようですので、クレジットカードを利用したほうが簡単に手続きが進みます。

e内容証明(専用ウェブサイト)
http://enaiyo.post.japanpost.jp/mpt/

にアクセスして、新規登録をします。

氏名、住所、電話番号、クレジットカードの情報、e内容証明で利用したいパスワードを記入します。

登録を実行すると利用者番号が表示されますので、メモなどしておきます。

もう、これで利用できるようになりました!

 

3. ソフトウェアのダウンロードとインストール

発行された利用者番号と自分で登録したパスワードを入力して、

e内容証明(専用ウェブサイト)にログインします。
http://enaiyo.post.japanpost.jp/mpt/

メニューの一番上に「ダウンロード」が表示されていますので、クリックして一覧から自分のパソコンに合ったものを選び、ダウンロードします。

インストールは、普通のソフトウェアと変わりません。簡単にインストールできます。

 

4. ソフトウェアを実行します

電子内容証明(e内容証明)のアイコン

デスクトップにアイコンができていますので、「利用者端末ソフトウェア」と書かれたアイコンをダブルクリックして実行します。

Windows8をお使いの場合は、スタートメニューのアプリの中に、アイコンができていますので実行してください。

電子内容証明(e内容証明)ソフトウェア

ソフトウェアが起動します。

まず、上にある「設定」をクリックし、「代表差出人」というタブをクリックします。

ここに差出人の情報を入れますので、郵便番号、住所、名前を入力します。

分かりにくいのですが、住所は2行のうち上段から、氏名は2行のうち下段に入力します。

終わったら最初の画面に戻ります。

 

5. 手紙の送信

「受取人編集」-「追加」から宛先の情報を入力します。

代表差出人と同じく、住所は2行のうち上段から、氏名は2行のうち下段に入力します。

一番上の「文書選択」をクリックして、作成した手紙の文書を選択します。

「次へ」をクリックすると、郵便ファイルが作成されます。

エラーになった場合には「文書編集」ボタンをクリックすると文書が開くので、修正します。

プレビュー画面で、文書が読めるか確認します。

画面内に、文書が収まっているか、すべての枚数が表示されるか確認しましよう。

「完了」をクリックすると、確認画面が表示されたあとに、ポップアップで、ファイルを選んで送信ボタンを押す画面が表示されます。

ここで送信をして、作業が完了なのですが、私はポップアップがブロックされて最後の画面が出なかったため、ポップアップを許可してやり直す必要がありました。ご注意ください。

 

以上駆け足で流れを書きました。

詳しい操作方法は、こちらにマニュアルが用意されています。

http://www3.hybridmail.jp/mpt/client/manual03.pdf

ただ、いろいろ書いてあるので、まじめに全部読むとかえって混乱します。

見ないで進めて、疑問があったらそこだけ見るくらいがちょうどいいと思いますよ。

 

気になる値段ですが、私の場合、表紙を含め、5枚の文書で、2,214円でした。

この金額分くらいは、見返りがあるといいんですけど。

作業にかかった時間も、手紙を書くところから始めて2時間半ほどで済みました。

その間、手紙を印刷したり、封筒を用意したり、郵便局へ出かけて煩雑な作業をすることもなく、コーヒーを片手にイスに座ったままですからね。

とても楽ちんです。1回目で、分からないところも多くありましたから、次回は、せいぜい1時間強くらいで済んでしまうのではないでしょうか?

まあ、利用せずに平穏な毎日が続くのが一番ですけどね・・・

 

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